La gestion des archives que l’on appelle également Records Management est le fait d’organiser et de hiérarchiser les documents devenus archives depuis leur création. Ils sont conservés en toute sécurité. Le but de cette démarche est de classer de façon logique, définitive et efficace toutes les archives ainsi, quand on en a besoin, il est plus facile de les retrouver. De plus, la gestion des archives éloigne les détériorations et les pertes accidentelles.
C’est quoi une archive ?
Les archives sont l’ensemble des documents reçus et/ou produits par une entreprise. Ce sont des preuves concernant une activité en particulier et ses caractéristiques. On trouve 3 sortes d’archives : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives, et leur gestion concernent 2 services non séparés et reliés entre eux : le dépôt des archives et le service des archives. Suivant leur cycle de vie, les archives sont employées de façon courante, gardées pendant une durée légale de conservation et de façon définitive comme les documents sensibles ou les documents ayant une valeur historique, économique, sociale ou culturelle. La gestion des archives se base sur le cycle de vie et la nature de chaque document. Pour bien gérer les archives, il faut faire un contrôle systématique des nouveaux documents créés. Il faut également faire leur réception, leur maintenance et leur utilisation en y incorporant les processus de saisie d’information ainsi que de preuve sur les transactions et sur les affaires. Toutefois, l’archivage des documents (rangement, classement et stockage) peut devenir complexe si on ne pratique pas les règles et les bonnes conduites. La gestion des archives ne s’improvise pas, il est essentiel de mettre en place une technique pérenne, performante et éprouvé qui assure l’accessibilité, la fiabilité et l’intégrité des documents.
Les avantages d’une bonne gestion d’archives
Pour une entreprise, qu’importe sa taille et son activité, l’archivage des documents ou des données en version papier ou numérique est crucial, car sa bonne gestion répond à de véritables enjeux économiques. En effectuant une bonne gestion des archives, il est possible de chercher et de récupérer rapidement n’importe quel document en bon état, et c’est important pour gagner en efficacité. On peut aussi les stocker dans un lieu sûr pour éviter leur dégradation et leur perte. De même, ça permet de mieux organiser les documents existants. En cas de besoin, il est plus facile de les communiquer et de les restituer. Mais ce processus réduit aussi les besoins de stockage numérique et physique jusqu’à 40 %. Une gestion des archives maîtrisée et systématique permet également d’attribuer une destinée finale à chaque archive : destruction ou conservation. À noter que la gestion des archives est une obligation légale. D’ailleurs, il y a une norme spécifique quant à l’archivage des documents, c’est la norme ISO 15489 qui garantit le choix d’un plan de classement, la conservation des documents avec leur mise en sécurité ainsi que l’organisation et la gestion des documents.
Pour les petites et moyennes entreprises, la gestion des archives peut se faire via les tableurs tandis que pour les grandes entreprises, il existe des suites de logiciels. Néanmoins, qu’importe les différents types d’archives, il est possible de faire appel à une entreprise de tiers-archivage.